Kỹ năng phát triển nghề nghiệp cho Thư ký văn phòng

Bạn đang làm Thư ký hoặc trợ lý cho Sếp có mong muốn phát triển bản thân hơn nữa trong lĩnh vực này? Hoặc bạn đang muốn thử sức với vị trí này mà loay hoay không biết cần phải trang bị những gì cho bản thân? Công việc nào cũng đòi hỏi bản thân mỗi người có sự đam mê và nỗ lực không ngừng nghỉ. Vậy hãy cùng xem, nghề Thư ký văn phòng sẽ phải đối mặt với những khó khăn gì và kỹ năng để phát triển nó ra sao nhé.

1. Có nhất thiết là phải chân dài?

Nhiều người quan niệm rằng nghề thư ký văn phòng là một nghề tai tiếng và “không lành mạnh”. Bởi đã không ít những bà vợ của giám đốc nổi trận lôi đình, ghen ghét và hiểu nhầm những cô trợ lý bên cạnh ông chồng mình. Thông thường, những cô thư ký của Sếp sẽ là những cô gái có ngoại hình ưa nhìn một chút bởi đó là bộ mặt của công ty mỗi lần đi ngoại giao bên ngoài với đối tác.

Tuy nhiên, bạn cũng đừng quá lo lắng khi mình chưa có khuôn mặt xinh xắn hay ưa nhìn. Bạn có thể trang điểm nhẹ để làm nổi bật các nét duyên trên khuôn mặt mình. Và quan trọng hơn nữa, những bản hợp đồng được ký kết không phải chỉ vì bạn ưa nhìn.

2. Kỹ năng sắp xếp và quản lý thời gian

Không thể phủ nhận là ngành nghề nào cũng cần điều này. Tuy nhiên, với nghề thư ký văn phòng thì việc đòi hỏi cao về độ chính xác và cách quản lý thời gian là rất quan trọng. Một ngày, người trợ lý sẽ phải căn đo thời gian để sắp xếp mọi công việc cho Sếp tổng diễn ra thuận lợi nhất. Bạn cần biết việc nào được ưu tiên trước, việc nào Sếp mình nên làm sau, việc này có thể diễn ra vào lúc mấy giờ thì Sếp rảnh…

Bạn có thể tham khảo cách quản lý thời gian theo Ma trận Eisenhower, giúp ta học được cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và cái nào là khẩn cấp. Phương pháp này buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?

Ma trận Quản lý thời gian Eisenhower

Nếu bạn chưa biết cách sắp xếp quản lý thời gian hợp lý, bạn có thể tham khảo các khóa học kỹ năng quản lý thời gian trên mạng, hoặc các khóa ngắn hạn để phục vụ cho công việc của mình. Hãy nhớ, mọi sự đầu tư cho công việc, dù đúng hay sai đều để lại cho ta những bài học sau này.

3. Khả năng Ngoại ngữ

Thử tưởng tượng nếu bạn đi công tác cùng Sếp, bạn giao tiếp và làm việc cùng với các đối tác nước ngoài lưu loát bằng ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Trung, tiếng Nhật,…). Đó sẽ là một điểm cộng cho bạn và cả công ty của bạn nữa.

Là một thư ký thì ngoại ngữ là rất quan trọng

Trong thời đại hội nhập ngày nay, các công ty luôn có những cơ hội hợp tác làm việc cùng với đối tác nước ngoài. Là một thư ký có lợi thế về ngoại ngữ sẽ giúp ích rất nhiều cho lộ trình thăng tiến của bạn. Như đọc hiểu văn bản, giao tiếp, phiên dịch cho sếp trong các chuyến công du, hội họp, …

Bất cứ ngành nghề nào cũng vậy, việc có thêm các ngoại ngữ để giao tiếp là một yếu tố cần thiết và quan trọng. Nhất là đối với thư ký văn phòng.

4. Các kỹ năng quan trọng khác

Ngoài kỹ năng quản lý thời gian, ngoại hình thì để phát triển hơn nữa trong ngành nghề này, bạn cần trang bị thêm rất nhiều kỹ năng khác: khả năng ghi nhớ, tốc ký, sử dụng thành thạo máy tính, đánh máy với tốc độ nhanh, thành thạo các công cụ ở văn phòng như máy in, máy photo,….

Bên cạnh đó, bạn cũng cần nắm được cơ bản sử dụng Word, Excel, powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,..Để tránh việc lúng túng trong việc sử dụng máy tính khiến giám đốc, đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc, bạn nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính. 

Ngoài ra, bạn cần rèn luyện cho mình sức chịu đựng áp lực công việc cao, khả năng làm việc độc lập và sẵn sàng đi công tác thường xuyên.

Thư ký văn phòng cần trang bị nhiều kỹ năng hơn nữa

Đây là những kỹ năng cơ bản để bạn có thể tự tin phát triển nghề Thư ký văn phòng của mình. Đừng nghĩ rằng các kỹ năng này đơn giản mà bạn không coi trọng nó. Mọi thành công trong công việc đều bắt đầu từ những kỹ năng đơn giản và thuần thục nhất.

Tuy nhiên, cũng đừng quên rằng, để thành công trong vai trò thư ký, trợ lý, bạn phải thực sự đam mê, nỗ lực tìm tòi học hỏi và có tâm huyết với nghề mà bạn đã chọn. Quan trọng hơn hết, để phát triển cao hơn trong nghề Thư ký văn phòng thì bạn cần phải có kiến thức, nghiệp vụ và kỹ năng chuyên môn của ngành.


Trường Trung cấp Mai Linh đào tại Trung cấp ngành Thư ký văn phòng

Với sứ mệnh “Đào tạo gắn với doanh nghiệp và việc làm” cùng mong muốn nâng cao nâng cao chất lượng đào tạo nghề nghiệp tạo cơ hội học tập, nghiên cứu suốt đời cho người học.

Chúng tôi muốn mang những kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực Giáo dục nghề nghiệp đến người học với niềm hy vọng tạo cơ hội cho các bạn có kiến thức, kỹ năng vững chắc đặc biệt các bạn sẽ có một nghề nghiệp ổn định, thu nhập cao cho tương lai.

Với đội ngũ giáo viên giỏi, tận tâm và giàu kinh nghiệm kết hợp với chương trình học bài bản, trang thiết bị đầy đủ và hiện đại, Trường Trung cấp Mai Linh cam kết mang đến cho học viên những điều kiện và trải nghiệm tốt nhất để trở thành những nhân viên có đủ cả tâm lẫn tầm.  

Tham khảo chương trình học Trung cấp ngành Thư ký văn phòng tại đây.


Tổng đài tư vấn: 19008011

Kênh giải đáp trực tuyến: m.me/MaiLinhCollege

TP. HỒ CHÍ MINH: Địa chỉ 1: Số 302, Lê Thị Riêng, Phường Thới An, Quận 12 — Tel: (028) 62979 888 – (028) 62978 999 – Hotline: 0939 199 789

Địa chỉ 2: Số 546, Ngô Gia Tự, Quận 5 — Hotline: 0703.820.820 – 0366.535.538

ĐỒNG NAI: Địa chỉ 1: 39 Đường 30/4, phường Trung Dũng, TP. Biên Hòa — Tel: (0251) 3827 888  – Hotline: 0333 199 789

Địa chỉ 2: F1 Đồng Khởi, Phường Tân Hiệp, TP. Biên Hòa — Tel: (0251) 2814 888 – Hotline: 0834 199 789  

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *